Was ist eine E-Rechnung – und was ändert sich ab 2025?

Im Gegensatz zu einem PDF- oder einer Papierrechnung ist die E-Rechnung ab 2025 ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen muss. Diese Form ersetzt künftig die klassische PDF-Rechnung.

In Deutschland sind zwei Formate zulässig:

• XRechnung: reine XML-Datei
• ZUGFeRD ab Version 2.1: hybrides Format mit XML und sichtbarem PDF-Anteil

Wichtig: Ein PDF allein gilt künftig nicht mehr als elektronische Rechnung – spätestens ab 2028 ist damit Schluss!

Wer muss ab wann umstellen?

Ab dem 01.01.2025 besteht die Pflicht zur E-Rechnung für:

• alle steuerpflichtigen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland
• auch bei Reverse-Charge, Reiseleistungen, Differenzbesteuerung etc.
• auch bei Gutschriften

Keine Pflicht besteht für:

• Kleinunternehmer
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
• Privatpersonen (B2C)

Übergangsregelungen:

• Bis zum 31.12.2026: ist die freiwillige Nutzung von PDF oder Papier weiterhin erlaubt.
• Ab 2027: dürfen nur Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 € dürfen noch PDFs verwenden.
• Ab 2028: ist eine elektronische Rechnung für alle B2B-Leistungen verpflichtend.

Rechnungsempfang: Pflicht ab 2025 – ohne Ausnahme

Bereits seit dem 01.01.2025 sind alle Unternehmer verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Übergangsregeln spielen dabei keine Rolle. Das bedeutet: Wer noch nicht vorbereitet ist, riskiert Chaos im Zahlungsfluss.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

1. E-Rechnungssysteme einführen

Ob DATEV Unternehmen online, das DATEV E-Rechnungspostfach oder andere Lösungen: Sorgen Sie für die technische Anbindung und automatisierte Prüfung.

2. Innerbetriebliches Kontrollverfahren etablieren

Das ist gesetzlich vorgeschrieben: Sie müssen sicherstellen, dass jede Rechnung authentisch, unverändert und lesbar ist und Sie einen Prüfpfad zur zugrundeliegenden Leistung nachweisen können.

3. Verfahrensdokumentation erstellen

Die Finanzverwaltung erwartet eine vollständige Dokumentation zum Umgang mit elektronischen Belegen und zur Datensicherheit gemäß GoBD.

4. Archivierung sicherstellen

Ab 2025 gilt: 8 Jahre Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen – und zwar maschinenlesbar und revisionssicher im Originalformat (z. B. XML). Ausdrucke reichen nicht!

Warum Sie nicht länger warten sollten

Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, den die E-Rechnung mit sich bringt: Neue Software, geschulte Mitarbeiter, geänderte Prozesse und eine sichere Archivierung sind nur einige der Herausforderungen. Gleichzeitig kann die Umstellung ein echter Effizienz-Booster sein: Automatisierte Prüfprozesse, weniger Fehler, schnellere Bearbeitung und bessere Kontrolle über Zahlungsvorgänge.

Fazit: Pflicht mit Potenzial – handeln Sie jetzt!

Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist eine Chance, Ihr Rechnungswesen fit für die Zukunft zu machen. Wer jetzt vorbereitet ist, spart später Zeit, Geld und Nerven.

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Hinweis: Auf Wunsch stellen wir unseren Mandanten die ausführliche Mandanten-Info-Broschüre exklusiv zur Verfügung.

(Quelle: DATEV eG, 90329 Nürnberg)