WICHTIG: Aktuelle Informationen zu E-Rechnung und Verfahrensdokumentation

Mit dem am 27.03.2024 verkündeten „Wachstumschancengesetz Deutschland“ wird ab 2025 stufenweise die elektronische Rechnungspflicht für alle inländischen Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmern (B2B) einführt. Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt zur Implementierung eines EU weiten elektronischen Meldesystems für umsatzsteuerrelevante Sachverhalte. Für viele Unternehmen bedeutet das eine wichtige Umstellung in der Rechnungsstellung und -verarbeitung.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung wird in einem speziellen, elektronischen Format erstellt, das von Systemen direkt verarbeitet werden kann. Dies bedeutet, dass keine manuellen Eingaben mehr nötig sind. In Deutschland ist hierfür die Norm EN 16931 vorgeschrieben. Diesen Anforderungen entsprechen aktuell die beiden wesentlichen Formate „X-Rechnung“ und „ZUGFeRD 2.X“. Durch die Nutzung dieser Formate kann die Rechnung nicht nur elektronisch übermittelt, sondern auch automatisiert in Ihr Buchhaltungssystem eingelesen und weiterverarbeitet werden.   

Was ändert sich für Sie als Unternehmen ab 2025?

Ab 2025 wird zunächst im B2B-Bereich, also bei Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmen,
zwischen „elektronischen Rechnungen“ und „sonstigen Rechnungen“ unterschieden, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind. Sonstige Rechnungen sind Papierrechnungen und PDF-Dokumente. Sie bedürfen zukünftig der Zustimmung des Empfängers. PDF-Rechnungen fallen somit nicht mehr unter die Kategorie elektronische Rechnungen. Vorrang hat ab 2025 die E-Rechnung.

Eine Ausnahmeregelung besteht für folgende Geschäftsvorfälle: 

• Leistungen, die nach § 4 Mr- 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR; § 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)

Entsprechend muss ab 2025 auch jeder Unternehmer ohne Ausnahme in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Für den Empfang reicht in erster Linie eine E-Mail-Adresse. Für die Verarbeitung und Archivierung eignen sich Buchführungsprogramme wie beispielweise DATEV Unternehmen online.

Übergangsregelungen: Was gilt ab 2027 bzw. 2028?

Obwohl die Umstellung ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend wird, gibt es eine Übergangsregelung: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen, die in den Jahren 2025 und 2026 erstellt werden, noch in Papierform oder als einfaches PDF übermittelt werden. Diese Regelung erleichtert den Übergang, damit Sie genügend Zeit haben, Ihre internen Prozesse anzupassen. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro auf Papierrechnungen und PDFs zurückgreifen. Spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe vollständig auf das E-Rechnungsformat umstellen.

Warum sollten Sie frühzeitig handeln?

Wir sind uns sicher, dass Sie die Einführung der E-Rechnung zunächst als zusätzlichen Aufwand empfinden. Wir möchten Ihnen daher zeigen, dass sie auch zahlreiche Chancen zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse mit sich bringt.

• Arbeitsabläufe werden vereinfacht
• die Rechnungsverarbeitung geht schneller vonstatten
• die Fehlerquote wird reduziert
• die Effizienz wird gesteigert
• Kosten sinken
• der Zahlungsverkehr wird sicherer und transparenter
• man trägt zum Umweltschutz bei

Damit Sie diese Vorteile so schnell wie möglich nutzen können, empfehlen wir Ihnen, Ihre Rechnungsprozesse so früh wie möglich zu digitalisieren.

Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich, die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Die Wichtigkeit der Verfahrensdokumentation

Da das Thema E-Rechnung eng mit den wichtigen Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation verknüpft ist, möchten wir auch auf dieses Thema kurz eingehen.

Grundsätzlich ist die Verfahrensdokumentation für Sie als Unternehmer ein wichtiges Instrument, um die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung nach den GoBD zu erfüllen und zu dokumentieren. Denn die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorischen und technischen Ablauf zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Ihrer steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle in allen Aspekten wie z.B. Indizierung, Verarbeitung und Speicherung der Daten etc.

Auch für die elektronische Datenverarbeitung eines Unternehmens hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation genau definiert. So müssen z.B. der Aufbau und Ablauf der elektronischen Datenverarbeitung durch eine genaue Beschreibung aller Prozesse und Anwendungen dokumentiert werden. Ist diese Dokumentation nicht vorhanden oder nicht ausreichend, kann sich dies bei einer Betriebsprüfung nachteilig auswirken, da Sachverhalte aufgrund der fehlenden Dokumentation nicht ausreichend zu Ihren Gunsten nachgewiesen werden können.

Neben den Anforderungen der Finanzverwaltung gibt es weitere gute Argumente für die Einführung einer Dokumentation:

• Qualitätssicherung
• Effizienzsteigerung
• Wissensmanagement
• Risikomanagement
• Vermeidung einer Hinzuschätzung bei der Betriebsprüfung

Informationsveranstaltung am 24. Oktober

Zu viele Informationen und Unsicherheiten? Dann laden wir Sie am 24. Oktober herzlich zu einer Infoveranstaltung ein, bei der wir Ihnen einen umfassenden Überblick geben und Ihnen ganz konkrete Tipps für die Umstellung vermitteln möchten.

Was erwartet Sie?

Wir werden Ihnen die neuen gesetzlichen Anforderungen detailliert erklären und aufzeigen, wie Sie sich optimal vorbereiten können. Zudem geben wir Ihnen Einblicke in die Chancen, die die E-Rechnung für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse bietet.

Da die Thematik der E-Rechnung eng verbunden ist mit dem Thema Verfahrensdokumentation werden wir auch hierauf eingehen und Ihnen die Grundlagen der Verfahrensdokumentation erläutern, Best Practices vorstellen und auf die spezifischen Anforderungen eingehen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Unsere Experten stehen Ihnen dabei persönlich zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und individuelle Lösungen zu diskutieren.

Wo?

In unseren Kanzleiräumen in der Hamburger Straße 277, 38114 Braunschweig

 Wann?

Am 24.10.2024 um 18 Uhr

Bitte melden Sie sich bis zum 15.10.2024 unter der E-Mail akademie@eventus-group.de an oder nutzen Sie den Anmelde-Button.

Bitte haben Sie Verständnis, dass die Anzahl der Plätze begrenzt ist. Bei zu hoher Nachfrage bieten wir gern einen Alternativtermin an.

Wir freuen uns darauf, Sie persönlich zu informieren und mit Ihnen über die kommenden Veränderungen zu sprechen.

Bei weiteren Fragen oder wenn Sie vorab Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen natürlich auch sehr gern zur Verfügung.

Ihre Ansprechpartner

E-Rechnung
Fr. Nina Braun
consulting@eventus-mww.de

Verfahrensdokumentation
Hr. Roland Schreiber
rsr@eventus-group.de

Bitte beachten Sie, dass dieses Informationsschreiben eine individuelle Beratung nicht ersetzen kann! Trotz sorgfältiger und gewissenhafter Bearbeitung aller Beiträge übernehmen wir keine Haftung für den Inhalt.