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Digitale Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt tun müssen

Geschrieben am 1. Oktober 2026. Veröffentlicht in Steuern – Rechte & Pflichten, Aktuelles.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber relevante Entgeltunterlagen elektronisch führen und für Betriebsprüfungen digital verfügbar halten. Die bisher mögliche Befreiung endet am 31. Dezember 2026. Unternehmen sollten ihre Ablage und die dazugehörigen Prozesse daher noch vor dem Jahreswechsel prüfen.

Was ändert sich zum 1. Januar 2027?

Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen besteht grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022. Arbeitgeber konnten sich während einer Übergangsphase jedoch auf Antrag davon befreien lassen. Diese Möglichkeit endet zum Jahreswechsel 2026/2027.

Ab 2027 ist die elektronische Führung damit verbindlich. Die Unterlagen müssen vollständig, lesbar und eindeutig der jeweiligen beschäftigten Person zugeordnet sein. Bei einer sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung müssen sie digital bereitgestellt werden können.

Unterlagen, die vor dem 1. Januar 2022 entstanden sind, müssen nach den vorliegenden Informationen nicht nachträglich digitalisiert werden.

Entstehen zusätzliche Dokumentationspflichten?

Grundsätzlich nein. Arbeitgeber mussten die erforderlichen Nachweise bereits bisher führen und aufbewahren.

Neu ist vor allem die verbindliche elektronische Form. Dokumente dürfen künftig nicht mehr unstrukturiert an verschiedenen Stellen liegen – etwa in Papierordnern, einzelnen E-Mail-Postfächern oder nicht eindeutig bezeichneten Dateiablagen. Entscheidend ist eine vollständige und nachvollziehbare digitale Dokumentation.

Die rechtlichen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus § 28f und § 28p SGB IV sowie aus § 8 und § 9a BVV.

Welche Entgeltunterlagen sind betroffen?

Welche Unterlagen elektronisch aufzubewahren sind, richtet sich nach dem jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und dem sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalt. Dazu gehören beispielsweise:

Arbeitsverträge beziehungsweise Nachweise nach dem Nachweisgesetz
Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz
Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
Nachweise zur Versicherungsfreiheit
Unterlagen zu geringfügigen Beschäftigungen
Entsendungsnachweise
Unterlagen aus Statusfeststellungsverfahren
Bescheide der Sozialversicherungsträger
Meldungen an die Sozialversicherung
Nachweise zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse ausländischer Beschäftigter
Eine vollständige Auflistung enthält § 8 Absatz 2 BVV.

Welche Anforderungen gelten für die digitale Ablage?

Es reicht nicht aus, Papierunterlagen lediglich einzuscannen und unsortiert zu speichern. Die Deutsche Rentenversicherung muss die prüfungsrelevanten Nachweise ohne längere Suche nachvollziehen können.

Für die Ablage gelten insbesondere folgende Anforderungen:

Jede Entgeltunterlage wird als separate Datei gespeichert.
Das Dokument ist vollständig und lesbar.
Person, Zeitraum und Dokumentenart sind eindeutig erkennbar.
Die Dateien lassen sich schnell finden und bereitstellen.
Die Ablagestruktur ist verständlich und nachvollziehbar.
Die Speicherung erfolgt GoBD-konform.
Dateinamen enthalten keine Sonderzeichen und sind kürzer als 64 Zeichen.

Als Dateiformate kommen beispielsweise PDF, JPEG, BMP, PNG oder TIFF infrage. Einen bestimmten Ordneraufbau schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Maßgeblich ist, dass sämtliche Anforderungen erfüllt werden.

Wer trägt die Verantwortung?

Die rechtliche Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Das gilt auch dann, wenn eine Steuerberatungskanzlei die Lohnabrechnung übernimmt und bei der Verwaltung der Unterlagen unterstützt.

Arbeitgeber müssen insbesondere sicherstellen, dass die Entgeltunterlagen

vollständig geführt,
elektronisch aufbewahrt,
während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und
für eine Betriebsprüfung bereitgestellt werden können.

Gehen relevante Dokumente weiterhin in Papierform im Unternehmen ein, müssen sie entsprechend den geltenden Anforderungen in den digitalen Prozess übernommen und der richtigen Person zugeordnet werden.

Was sollten Arbeitgeber jetzt konkret tun?

Bestehende Befreiung prüfen

Klären Sie, ob für Ihr Unternehmen eine Befreiung von der elektronischen Führung vorliegt. Unabhängig davon endet die Übergangsregelung am 31. Dezember 2026.

Unterlagen erfassen

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die vorhandenen Entgeltunterlagen. Halten Sie fest, welche Dokumente bereits digital und welche noch in Papierform vorhanden sind.

Zuständigkeiten festlegen

Bestimmen Sie, wer Dokumente entgegennimmt, digitalisiert, zuordnet und auf Vollständigkeit prüft. Die Verantwortung sollte im Unternehmen eindeutig geregelt sein.

Ablage vereinheitlichen

Legen Sie eine nachvollziehbare Struktur und einheitliche Benennungsregeln fest. Neue Unterlagen sollten möglichst vollständig digital eingehen.

Prüffähigkeit testen

Simulieren Sie die Vorbereitung einer Betriebsprüfung: Lassen sich die Unterlagen einer beschäftigten Person vollständig, lesbar und ohne längere Suche zusammenstellen und exportieren?

Welche Rolle spielen DATEV Unternehmen online und DATEV Personal?

DATEV Unternehmen online unterstützt den digitalen Austausch zwischen Unternehmen und Kanzlei. Wer DUO bereits nutzt, verfügt damit über eine wichtige Grundlage für durchgängige digitale Abläufe.

Für die konkrete Führung der digitalen Entgeltunterlagen steht die Funktion „Dokumente in DATEV Personal“ zur Verfügung. Damit lassen sich die Unterlagen elektronisch, einzeln und lesbar führen sowie eindeutig nach Person, Zeitraum und Dokumentenart zuordnen.

Nutzen Sie die DATEV-Programme bisher nicht, stellen wir Ihnen gern die Vorteile vor und begleiten Sie bei der Implementierung.

Setzen Sie bereits ein anderes Personalmanagementprogramm ein, prüfen wir für Sie mögliche Schnittstellen. Ziel ist es, die Bereitstellung der erforderlichen Daten zu vereinfachen und bestehende Prozesse sinnvoll einzubinden.

Warten Sie mit der Vorbereitung nicht bis zum Jahreswechsel. Unabhängig davon, ob Sie bereits DATEV nutzen, erstmals eine DATEV-Lösung einführen oder ein anderes Personalmanagementsystem anbinden möchten: Unser Consulting-Team prüft gemeinsam mit Ihnen, wie sich Ihre bisherigen Abläufe ergänzen lassen.

DATEV Unternehmen online sollte dabei als Teil des digitalen Gesamtprozesses verstanden werden. Ob die gesetzlichen Anforderungen an die Entgeltunterlagen bereits vollständig erfüllt sind, muss anhand der eingesetzten Funktionen und der betrieblichen Abläufe geprüft werden.

Nähere Informationen zur digitalen Zusammenarbeit mit EVENTUS finden Sie hier.

Fazit

Die digitale Führung von Entgeltunterlagen ist ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Dokumentenbestände, Zuständigkeiten und Ablagestrukturen zu prüfen.

Eine frühzeitige Umstellung reduziert Medienbrüche, erleichtert die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen und verhindert, dass wichtige Nachweise erst im Prüfungsfall zusammengesucht werden müssen. EVENTUS unterstützt Sie dabei, Ihre digitalen Prozesse rund um die Lohnabrechnung sinnvoll zu strukturieren.

Häufige Fragen zu digitalen Entgeltunterlagen

Gilt die Pflicht ab 2027 für alle Arbeitgeber?

Ja. Ab dem 1. Januar 2027 müssen relevante Entgeltunterlagen von allen Arbeitgebern elektronisch geführt werden. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit endet zum 31. Dezember 2026.

Müssen neue Unterlagen erstellt werden?

Grundsätzlich nein. Die erforderlichen Nachweise mussten bereits bisher geführt werden. Neu ist insbesondere die verpflichtende elektronische Form.

Müssen Dokumente aus der Zeit vor 2022 digitalisiert werden?

Unterlagen, die vor dem 1. Januar 2022 entstanden sind, müssen nach den vorliegenden Informationen nicht nachträglich digitalisiert werden.

Ist die Steuerberatungskanzlei für die Vollständigkeit verantwortlich?

Nein. Die rechtliche Verantwortung verbleibt beim Arbeitgeber, auch wenn die Kanzlei die Lohnabrechnung übernimmt oder bei der digitalen Ablage unterstützt.

Reicht DATEV Unternehmen online allein aus?

DATEV Unternehmen online unterstützt den digitalen Austausch mit der Kanzlei. Für die strukturierte Führung der Entgeltunterlagen nennt DATEV ausdrücklich die Funktion „Dokumente in DATEV Personal“. Welche Lösung im Einzelfall erforderlich ist, hängt von den vorhandenen Prozessen und eingesetzten Funktionen ab.