Jahressteuergesetz 2024 passiert den Bundesrat
Die zunehmende Digitalisierung betrieblicher Abläufe führt dazu, dass Unternehmen immer mehr geschäftsrelevante Daten elektronisch erfassen, verarbeiten und archivieren. Damit wächst auch das Interesse der Finanzverwaltung an diesen Daten. Die gesetzlichen Grundlagen regeln, unter welchen Voraussetzungen und in welchem Umfang die Finanzbehörden Zugriff auf steuerlich relevante Daten nehmen dürfen. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Datenzugriffsrechte.
Anlass für Datenzugriffe
Die Finanzverwaltung kann Datenzugriffe in verschiedenen Verfahren nutzen, insbesondere bei:
- Außenprüfungen (§ 147 Abs. 6 AO),
- Kassen-Nachschauen (§ 146b AO),
- Umsatzsteuer-Nachschauen (§ 27b UStG).
Unternehmen sollten daher klären, welches Verfahren vorliegt, welches Aufzeichnungssystem genutzt wird und welcher Prüfungszeitraum betroffen ist. Dies bestimmt den Umfang der Datenbereitstellungspflicht.
Arten des Datenzugriffs der Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung unterscheidet drei gesetzlich normierte Zugriffsstufen:
Z1 – Unmittelbarer Zugriff:
Die Prüfer erhalten einen reinen Lesezugriff auf das unternehmenseigene System. Eingriffe in Daten oder Prozesse erfolgen nicht. Der Zugriff dient der unmittelbaren Einsichtnahme in die digitalen Unterlagen.
Z2 – Mittelbarer Zugriff:
Die Auswertung erfolgt durch den Steuerpflichtigen oder einen von ihm benannten Beauftragten. Ab dem 14.07.2025 besteht zusätzlich die Pflicht, auf Verlangen der Finanzverwaltung Auswertungen maschinell bereitzustellen.
Z3 – Datenträgerüberlassung:
Das Unternehmen stellt der Finanzverwaltung einen maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung. Die Behörde führt die Analyse anschließend eigenständig durch.
Die Wahl des Zugriffs obliegt der Finanzbehörde, wobei der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten ist.
Besondere Bedeutung elektronischer Kassensysteme
Bei elektronischen Aufzeichnungssystemen, insbesondere in Gastronomie- oder Handelsbetrieben, besteht häufig die Verpflichtung zur Bereitstellung von:
- DSFinV-K-Exports (digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme),
- TAR-Files aus der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE),
- weiteren Systemdaten, z. B. aus Warenwirtschafts- oder Automatenlösungen.
Unternehmen sollten testen, wie ein Export technisch durchgeführt werden kann, um Verzögerungen bei Prüfungen zu vermeiden.
Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten
Die Finanzbehörde hat Anspruch auf Zugang zu allen nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Daten. Unternehmen müssen:
- Daten ordnungsgemäß archivieren (GoBD),
- Export- und Bereitstellungsprozesse im Voraus klären,
- bei Prüfungen aktiv mitwirken,
- mögliche Kosten, z. B. Export- oder Dienstleisterkosten, selbst tragen.
Vorbereitung auf den Datenzugriff
Empfohlen werden insbesondere:
✔ Identifikation aller Datenverarbeitungssysteme,
✔ Prüfung der steuerlich relevanten Daten,
✔ regelmäßige Datensicherungen (Backups),
✔ Dokumentation der Exportprozesse,
✔ ggf. vorherige Abstimmung mit Steuerberater und Kassendienstleister.
Folgen bei Nichtbeachtung
Werden steuerlich relevante Daten gelöscht, unvollständig gespeichert oder nicht in einem gesetzlich anerkannten Format bereitgestellt, kann dies zu erheblichen Hinzuschätzungen zulasten des Unternehmens führen.
FAQ
Was sind Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung?
Datenzugriffsrechte regeln, in welchem Umfang die Finanzbehörde elektronische steuerrelevante Daten einsehen, auswerten oder im Datenträgerformat anfordern darf.
Welche Daten darf das Finanzamt einsehen?
Alle steuerlich relevanten und aufbewahrungspflichtigen Daten, z. B. Finanzbuchführungsdaten, Kassendaten, Lohnunterlagen oder Daten aus Vor- und Nebensystemen.
Was bedeutet Z1, Z2 und Z3?
Die Begriffe stehen für unterschiedliche Zugriffsmethoden: unmittelbarer Zugriff (Z1), mittelbarer Zugriff/Datenauswertung (Z2) und Datenträgerüberlassung (Z3).
Was passiert, wenn Daten nicht bereitgestellt werden können?
Kann ein Unternehmen Daten nicht oder nicht im richtigen Format vorlegen, drohen regelmäßig Hinzuschätzungen und weitere steuerliche Nachteile.
Ihr nächster Schritt – wir unterstützen Sie
Die korrekte Umsetzung der GoBD, die Beurteilung von Datenzugriffsrechten sowie die Vorbereitung auf Prüfungen erfordern eine sorgfältige Organisation. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Systeme so aufzustellen, dass ein Datenzugriff ordnungsgemäß möglich ist und Risiken vermieden werden.
Wenn Sie wissen möchten,
- welche Datenzugriffsrechte für Ihr Unternehmen relevant sind,
- ob Ihre Aufzeichnungssysteme GoBD-konform sind,
- wie Sie Exporte (z. B. DSFinV-K, TAR-Files) technisch und organisatorisch vorbereiten,
begleiten wir Sie gerne.
Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Prüfung Ihrer digitalen Aufzeichnungssysteme.
